Redegjørelse om aktsomhetsvurdering etter åpenhetsloven

Hensikten med aktsomhetsvurderingen

Nelson Garden forplikter seg til å fremme og respektere menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Vi tar vårt sosiale ansvar på alvor og er i ferd med å implementere loven om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (Åpenhetsloven).

Om Nelson Garden – organisasjon, retningslinjer og rutiner

Produkter og tjenester vi tilbyr samt hvilke markeder vi opererer i

Nelson Garden selger og distribuerer forbrukerpakkede hageprodukter, og har egen produksjon av jordprodukter. De største produktgruppene er frø og jord. Produktene selges hovedsakelig i Norge, Sverige, Finland, Danmark, Tyskland og Polen.

Organisering

Siden januar 2019 er Felleskjøpet AS i Norge eier av Nelson Garden AB. Felleskjøpet er et samvirkeselskap eid av bønder i Norge. I forbindelse med overtakelsen samarbeider selskapet med Felleskjøpets datterselskap Nordic Garden AS. Selskapene er ennå ikke juridisk fusjonert, noe som betyr at det fortsatt er to juridiske enheter i Norge, dels Nelson Garden AS og dels Nordic Garden AS. Salget foregår også via danske Nelson Garden A/S og finske Nelson Garden Oy. I markedet opererer selskapene hovedsakelig under merkevaren Nelson Garden. I tillegg til dette kommer et heleid datterselskap, Andøya Torv AS. Selskapet har rundt 110 ansatte.

Styret har det overordnede ansvaret for forvaltningen av Nelson Garden, noe som innbefatter spørsmål knyttet til menneskerettigheter, barnearbeid, tvangsarbeid og anstendige arbeidsforhold. Ledergruppen tar beslutninger om mål og strategier for bærekraftsarbeidet samt hvilke aktiviteter som er prioriterte for virksomhetsåret. Det løpende arbeidet drives av miljø- og kvalitetssjefen samt ledergruppen.

Forankring av arbeidet med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i interne retningslinjer og rutiner

Vi følger bestemmelsene i Åpenhetsloven gjennom rutiner som inkluderes i vårt kvalitetsledelsessystem. Vårt ledelsessystem er basert på ISO 9001 og ISO 14001, og inneholder en beskrivelse av hvordan vi håndterer kvalitets- og miljøspørsmål. Revisjon i henhold til ISO 9001 er planlagt i 2024.

Aktsomhetsvurderingen gjøres ifølge amfori BSCIs prinsipper. Vi har en egen rutine for hvordan vi prioriterer og sikrer at innsatsene skjer der de gir størst effekt og mening. Dette er en del av vår leverandørevaluering. Ansvarlig for den rutinen er innkjøpsavdelingen, ledet av CFO.

Kravstilling

Vi stiller krav til våre leverandører gjennom amfori BSCIs etiske retningslinjer. Disse retningslinjene beskriver hvilke forventninger og krav vi har til våre leverandører når det gjelder arbeidsforhold, menneskerettigheter, miljøvern og forretningsetikk. Ved å kreve at leverandørene følger disse retningslinjene vil vi sikre at vi bare samarbeider med ansvarsfulle og bærekraftige aktører.

Alle leverandører som leverer produkter til Nelson Garden, er pålagt å følge de etiske retningslinjene og sørge for at deres underleverandører har kunnskap om og følger disse kravene. Nelson Garden støtter leverandørene med kunnskap som gir dem større mulighet til å følge opp underleverandører.

Nelson Garden har signert amfori BSCIs etiske retningslinjer og dermed har vi forpliktet oss til å følge grunnleggende menneskerettigheter i samsvar med FNs erklæring om menneskerettigheter, inklusive FNs konvensjon om barnets rettigheter. I amfori BSCI fokuserer man primært på definerte risikoland, og dermed fokuserer vi i Nelson Garden også på dette. Oppfølging gjøres gjennom egenvurdering og tredjepartsrevisjoner.

Varslingskanaler og klagemekanismer

Vår varslingskanal gjør det mulig for ansatte og eksterne parter å rapportere kritikkverdige forhold og andre alvorlige situasjoner helt anonymt. Varslingskanalen er tilgjengelig via vårt intranett og vår nettside og er tilgjengelig på åtte forskjellige språk.

amfori BSCI har startet et program, amfori Speak for Change, som gir ansatte hos leverandør mulighet til å gi tilbakemeldinger og rapportere mishandling anonymt. Programmet omfatter systemer for rapportering og kommunikasjon, samt uavhengig gransking, analyse og tilbakemelding. Rapporteringen kan skje gjennom flere ulike kanaler, tilpasset lokale behov og situasjoner. Programmet er aktivt i Vietnam, Tyrkia, Bangladesh, India og Kambodsja, og vil utvides til flere land i 2024.

Vår påvirkning – negative konsekvenser og vesentlige risikoer

Leverandørkjeden

Vårt sortiment består i dag av over 3 000 produkter fra leverandører i 21 land. Vi kjøper også inn en del råvarer for bruk i vår egen produksjon.

Vi oppfordrer alle våre leverandører til å slutte seg til amfori BSCI. I et første trinn har vi fokusert på de leverandørene i land som klassifiseres som risikoland ifølge amfori BSCI Country Risk Classification. I tillegg har vi også startet dialog med europeiske leverandører som kjøper mesteparten av varene sine fra risikoland. Vi krever minst BSCI klassifisering C hos våre leverandører.

I 2023 hadde vi 22 leverandører i risikoland. Ved årets slutt hadde 14 av disse sluttet seg til amfori BSCI. Av disse er 12 revidert.

Ved innkjøp av nye produkter vurderer vi om det er nødvendig å foreta særskilte risikovurderinger og/eller iverksette nye oppfølgingstiltak. Dette gjelder spesielt leverandører som produserer varer i risikoland.

Tiltak

Oppfølgingstiltak

Hvis vi får indikasjoner på at en produsent eller deres underleverandører ikke oppfyller våre krav eller ikke lever opp til forventningene i våre etiske retningslinjer, er det vår plikt å agere. Det samme gjelder om vi vurderer at risikoen for overtredelser er høy.

For leverandører som er tilsluttet amfori BSCI, er det den som er såkalt RSP Holder (Responsible Party Holder) som har ansvaret for oppfølging hos leverandørene. Hvis det oppdages et alvorlig avvik, kaller amfori BSCI inn til et møte med øvrige medlemmer som er kunder hos den aktuelle leverandøren. Dette skal skje innen 24 timer fra avviket blir oppdaget. Hvem som er RSP Holder eller hvilke andre bedrifter som er kunder hos leverandøren, er ikke kjent for øvrige medlemmer.

Et relevant tiltak kan være å ta kontakt med produsenten for å få klarhet i situasjonen og be om dokumentasjon eller utdypende forklaringer. Vi kan også gjennomføre bedriftsbesøk eller utføre inspeksjoner via en tredjepart for å få en direkte vurdering av forholdene og informasjon om eventuelle overtredelser hos leverandøren. Ut fra resultatene av vår utredning og vurdering kommer vi til å gjennomføre egnede tiltak. Leverandører som ennå ikke er revidert under et plassbesøk, blir bedt om å fylle ut og gjennomføre en egenvurdering.

Vi vil i første omgang arbeide med leverandøren for å forbedre vilkårene. Vi mener at dette vil gi mer nytte for alle berørte parter enn om vi umiddelbart avslutter våre forretninger med leverandøren. Hvis leverandøren ikke klarer å forbedre seg eller ikke iverksetter rettende tiltak, er vi nødt til å agere. Vi vil da utføre tiltak mot leverandøren som kan innebære å annullere eller reforhandle avtalen med den aktuelle produsenten eller underleverandøren, spesielt dersom de ikke kan vise til forbedringstiltak eller hvis de har overtredelser av alvorlig og uakseptabel karakter. Uakseptable overtredelser er f.eks. barne- og/eller tvangsarbeid.

Tiltak og resultater leverandører

I 2023 har vi hatt to leverandører som har takket nei til å slutte seg til amfori BSCI og som ikke fullfører sine forpliktelser. Da vi primært ønsker å samarbeide med våre leverandører og jobbe sammen for å forbedre de sosiale forholdene, har vi forsøkt å diskutere medlemskap i amfori med dem flere ganger. Da det var klart at leverandørene ikke hadde til hensikt å oppfylle våre krav, gjorde vi en vurdering av mulige konsekvenser og deretter valgte vi å avslutte samarbeidet med dem. Ettersom vi var en relativt liten kunde av disse leverandørene, vurderte vi at vårt avbrutte samarbeid ikke kunne føre til et forverret arbeidsforhold for deres ansatte.

Vårt valg om å avslutte samarbeidet med disse leverandørene, gjorde at vi istedenfor kunne utvide samarbeidet med en av våre eksisterende leverandører som oppfyller våre krav.

Alle revisjoner som er utført hos våre leverandører i løpet av året har generert minst klasse C, noe vi anser som akseptabelt i henhold til vår rutine. En risiko vi har identifisert fra revisjonene til amfori BSCI er risikoen for overtid, spesielt hos våre leverandører i Asia. For å redusere risikoen og ikke bidra til dette, tilstreber vi å planlegge bestillinger og leveranser slik at det ikke presser våre leverandører til å jobbe overtid.

Innen utgangen av 2024 forventer vi at 85 - 100 % av våre leverandører i risikoland vil være medlemmer av amfori BSCI.

Tiltak og resultater egen arbeidsstyrke

I 2023 etablerte vi vår varslingsfunksjon, som er tilgjengelig i alle markeder hvor vi har egne ansatte eller driver salg. Funksjonen gjør det mulig for ansatte og eksterne parter å trygt og sikkert rapportere mistenkelige uregelmessigheter helt anonymt.

I løpet av året har også hatt stort fokus på arbeidsmiljø og sikkerhet. Gjennomførte aktiviteter/endringer er:

• Sikret vårt kjemikaliebruk med nye skap og oppdaterte rutiner, med mål om å redusere risiko ved håndtering av kjemikalier på jobb.
• Gjennomgått og oppdatert rutiner for lagring og bruk av gass, med mål om å redusere risiko ved håndtering av gass på jobb og minke risiko for brann.

Disse tiltakene er iverksatt for å redusere risikoen for yrkesskader.

I 2024 innfører vi en ny medarbeiderplattform for å samle inn blant annet rapporteringer av avvik og dokumentere vårt HMS-arbeid.

Les signert versjon her.